Индивидуальный расчет под ваши задачи и бюджет
Как предотвратить катастрофу и вовремя найти слабости своей
IT-инфраструктуры
Каждый час простоя ключевого сервера обходится компании в десятки, а порой и сотни тысяч рублей.
Раскроем как выявить слабые места в вашей IT-инфраструктуре и сделать её более безопасной и эффективной.
Одна утечка данных может грозить штрафами
и потерей репутации
и потерей репутации
до 5 000 000
рублей
рублей
+
Ниже — самые частые «узкие горлышки» малого и среднего бизнеса: от 1С до видеонаблюдения. Для каждого мы обозначили риски, оптимальное решение и эффект в деньгах и безопасности.
Здесь даны рекомендации для «типичной» организации, в рамках базовой ИТ-инфраструктуры, без рассмотрения вопросов автоматизации и развития. Безусловно, всегда существует специфика, которая не укладывается в стандарты. Вы всегда можете заказать у нас бесплатный ИТ-аудит, и мы подготовим рекомендации специально для вашей компании, с учётом индивидуальных особенностей. А можно просто позвонить в наш отдел продаж по телефону (812) 509 24 26 в рабочие дни и получить консультацию по насущному вопросу. Также доступны для связи ТГ @k0stochka и почта help@ihelpit.ru.
1С
Практически в каждой компании, в том или ином виде есть 1С. Это может быть бухгалтерская и/или кадровая база (часто – много баз!) или CRM-система. Наиболее важными являются следующие пункты:
- Хранение баз 1С, отказоустойчивость, доступность
Риски
- Экономическая безопасность при работе группы смежных компаний – доначисления от налоговой
- Утрата данных (вирус-шифровальщик, пожар, физическая кража ПК/сервера) – затраты на восстановление данных, простой сотрудников
- Сбой базы, например, во время сдачи отчётности – штрафы от налоговой за несвоевременную сдачу отчётности
- Обновление баз в неподходящий момент или с опозданием – простой сотрудников
Как правильно?
- Хранить базы на сервере или в облаке
- Правильно разделять базы разных направлений и сдачу отчётности из них
- Регулярно делать резервные копии на другое устройство/сервер, сохранять копию базы из облака
- Поддерживать лицензии актуальными
- Разделять бухгалтерские и CRM-базы по разным серверам
- Иметь резервный вариант восстановления резервных копий (резервные серверные мощности)
- Сервера размещать в ЦОД или недоступных для сотрудников помещениях
Эффект
- Уверенность в защищённости и подконтрольности важнейших для компании данных
- Максимальное снижение рисков простоев, штрафов, связанных с 1С
СДЭК
Ситуация: вирус-шифровальщик парализовал работу сервисов на несколько дней.
УЩЕРБ от 300 млн до 1 млрд ₽
2. Скорость работы 1С
Риски
- 1С работает медленно, зависает, вылетает – неэффективная работа сотрудников, по сути – растрата ФОТ
- Для CRM-системы – потеря «ждущих» реакции лидов
Как правильно?
- Провести диагностику быстродействия, выявить причины («железо», неверные сценарии работы, перегруженные отчёты) и устранить причину
Эффект
- Ускорение реализации бизнес-процессов, удовлетворённости клиентов и сотрудников, экономия денег
3. Изменения в законодательстве, влияющие на 1С
Риски
- Неактуальная конфигурация 1С, которую невозможно быстро обновить для соблюдения законодательства (пример – 5% НДС)
Как правильно?
- Сотрудничать с программистом или компанией, поддерживающей базу в актуальном состоянии
- Заранее готовиться к изменениям
Эффект
- Работа без штрафов
4. Автоматизация, интеграции, бизнес-процессы и 1С
Риски
- Ручные операции выполняются долго, с ошибками, контроль и исправление отнимают ещё больше времени
- Нет стопроцентной фиксации «входящих» (лидов, звонков, обращений) – конфликтные ситуации, потеря клиентов и прибыли
- Бизнес-процесс не полностью соответствует заложенному в программу, что-то приходится делать вне баз («в Excel») – разрыв в данных, ошибки, увеличение времени операций
- Управленческая отчётность собирается вручную – ошибки, несоответствие данных, большое время на подготовку
Как правильно?
- Анализ бизнес-процессов и поиск штатных функций 1С, которые выполняют бизнес-процесс
- Доработка 1С программистом, если не хватает штатного функционала
- Интеграция 1С с внешними системами для прямого поступления данных (например, автоматическая фиксация звонков/e-mail/заявок и распределение на ответственного)
- Создание отдельной управленческой базы с прямым поступлением данных их бухгалтерских и CRM-баз
Эффект
- Ускорение реализации бизнес-процессов
- Минимизация потерь лидов/клиентов, более полные и точные данные для анализа, в т.ч. управленческого
Выше мы упомянули далеко не все аспекты работы с 1С
Мы проведем бесплатный аудит вашей IT инфраструктуры и расскажем про все слабые места
Делимся обновлениями, рассказываем о возможностях. Присоединяйтесь и будете в курсе топ-новостей от Kanban!
Хочу получить бесплатный аудит
Active Directory (централизованная база учётных записей)
Когда количество сотрудников в компании превышает 20 человек (бывает и раньше) и они работают «не в облаке» (в офисе или VPN-подключением к офису) – централизованная учётная база закрывает сразу несколько болей:
- Логины и пароли в одном месте. Админы задают правила смены пароля и быстро вычищают «висящие» аккаунты; посторонние не болтаются в системе.
- Онбординг / офбординг одной кнопкой. Новичок моментально получает ровно те права, что нужны по его роли; уволенного сотрудника отключают от всех сервисов за секунду.
- Один логин для всего. Windows, 1С, почта, VPN работают по Single Sign-On — меньше паролей, меньше звонков «сбросьте доступ».
1. Разграничение доступа сотрудников к информации
Риски
- Несанкционированный доступ к информации (в том числе – управленческой, зарплатным ведомостям) внутри компании
- Утечка данных «наружу» - случайно отправили не тот файл, потому что к нему был доступ
- Удаление/копирование увольняющимся сотрудником чувствительной информации
- Пароли для доступа – не меняются годами и известны широкому кругу лиц (коллеги знают пароли друг друга – могут сделать что-то «от чужого имени»)
- Пароли наклеены на видное место на рабочих местах
Как правильно?
- Делать каждому сотруднику индивидуальную учётную запись
- Прописать минимальный регламент работы с паролями, научить пользователей правильно и удобно хранить пароли
- Определять роли и делать матрицу доступа к информационным системам, файлам, базам 1С на основе этих ролей
- Создавать новые доступы «правильно» - в рамках действующих правил
Эффект
- Уверенность собственника, что каждый видит только ту информацию, которая необходима ему для работы
- Снижение рисков утечек данных, в том числе – персональных данных (ПДн), штрафов за такие утечки
Ситуация
Роскомнадзор зафиксировал 168 утечек персональных данных
Ущерб
штрафы для компаний — 4,6 млн ₽ суммарно
Утечки данных
2. Выход нового сотрудника
Риски
- Новый сотрудник не получает сразу доступ к нужной информации или, наоборот, получает слишком широкий доступ
Как правильно?
- Определяются группы сотрудников и набор информации для работы этой группы
Эффект
- Новый сотрудник максимально быстро начинает приносить экономический эффект
3. Увольнение сотрудника
Риски
- У сотрудника после увольнения остаётся доступ к данным – всем или какой-то одной системе
Как правильно?
- Настройка входа во все системы через одну учётную запись, её отключение – потеря доступа ко всему сразу
- Автоматическое отключение учёток, которые не были активны 20 и более дней (забыли сообщить об увольнении)
Эффект
- Уверенность в том, что доступ к данным компании имеют только те, кто должен
Видеоконференцсвязь
Часто видеовстречи проводятся в мессенджерах, что не является максимально эффективным способом ВКФ
Проведение неэффективных видеоконференций
Риски
- Не сохраняются записи ВКФ ·
- Если сохраняются – долго ищутся (например, при проведении собеседований по видео и необходимости сравнить кандидатов)
- При встрече с заказчиками/подрядчиками – много времени тратится на написание брифа встречи
- Нет текстовой расшифровки, по которой удобно искать конкретный кусок встречи или договорённости
Как правильно?
- Использовать сервисы видеоконференций
Эффект
- Качественно новый уровень использования видеовстреч
- Автоматический бриф встречи
- Удобное хранение и поиск информации
Видеонаблюдение
Редко какая компания обходится без видеонаблюдения. Цели его организации могут быть очень разными, и от них зависят особенности реализации
1. Наблюдение за взаимодействием с клиентами
Риски
- Произошёл сбой записи, а выяснилось это в момент, когда запись понадобилась
- Конфликтные ситуации с клиентами не зафиксированы, не поддаются объективному анализу
- Если идёт взаимодействие с оплатой – возможно мошенничество, особенно с наличными
- Кражи
Как правильно?
- Камеры с широким обзором и нужным качеством картинки
- Доступ к видеозаписям ограничен
- Автоматический мониторинг доступности камер и глубины записей
Эффект
- Меньше конфликтных ситуаций, легче их разбирать
- Видеозапись всегда есть
2. Наблюдение за сотрудниками/складом
Риски
- Кражи
- Невыполнение правил складского хранения
Как правильно?
- Установить нужное количество камер с нужной глубиной записи
- В критичных случаях – писать видео в облако или на другой площадке, чтобы исключить физическую порчу записей в видеорегистраторе. Или, хотя бы, убрать видеорегистратор в антивандальный шкаф
Эффект
- Меньше конфликтных ситуаций, легче их разбирать
- Уменьшение убытков от краж
- Контроль работы сотрудников
3. Услуга видеотрансляции для клиентов
Риски
- Конкуренты уже дают онлайн-доступ к процессу (часто показывают, как в автосервисе чинят машину) — клиент уходит туда, где прозрачнее.
Как правильно?
- Сделать лучше, чем у конкурентов!
Эффект
- Бόльшая лояльность клиентов, выражающаяся в повторных визитах
- Меньше конфликтных ситуаций, легче их разбирать
ИТ-Закупки
Здесь мы рассматриваем закупки, относящиеся к ИТ (хотя это – универсальное для закупок в целом)
Закупки ПК и оргтехники
Риски
- Закупка б/у техники – 50% вероятность в течение года получить сбой, который приведёт к простою сотрудника/компании
- Покупка у ненадёжных поставщиков – экономия 5-15%, риск не получить технику и долго возвращать деньги
- Закупка неоптимальных конфигураций (быстро устареет, будет тормозить, или, наоборот, избыточная для бизнес-задачи)
Как правильно?
- Лучше покупать реже, но новую технику, с гарантией
- Закладывать в бюджет обновление парка техники
- Для крупных закупок – проводить внутренний тендер
- Определить типовые конфигурации ПК для определённых ролей пользователей
- Определить пул проверенных поставщиков
Эффект
- Экономия денег
- Ускорение процедуры закупки
- Нет простоев из-за частых поломок б/у техники
Инструменты управления
Этот сервис – про инструменты, используемые системным администратором для эффективной работы. Здесь советуем ознакомиться с другим нашим материалом – чек-листом «Проверьте вашего системного администратора»
Информационная безопасность
В этот ИТ-сервис входит широкий круг вопросов, часть которых пересекается с централизованным управлением учётными записями
1. Хранение и защита персональных данных (152-ФЗ)
Риски
- Утечка персональных данных — штраф, размер которого составляет от 150 000 ₽ до 20 000 000 ₽
Как правильно?
- Разграничение доступа – для сотрудников и «внешних» людей – подрядчиков, партнёров и т.п.
- Защита данных на всех уровнях
Эффект
- Экономическая безопасность предприятия
2. Защита информационных систем компании от внешних воздействий
Риски
- Заражение вирусом, особенно опасны вирусы-шифровальщики
- Взлом паролей серверов и сетевых устройств, несанкционированный доступ
- Попытки мошенников получить информацию о компании или провести платёж в свою пользу
Как правильно?
- Установка правильно настроенного межсетевого экрана
- Использование сложных паролей, регулярная их смена
- Эффективное использование антивирусной защиты
- Разъяснительная работа с пользователями
Эффект
- Непрерывное сохранение ИТ-систем в работоспособном состоянии
3. Контроль деятельности сотрудников
Риски
- Сотрудники неэффективно тратят рабочее время
- «Слив» данных недобросовестными сотрудниками
Как правильно?
- Рассмотреть вопрос внедрения DLP-системы
Эффект
- При правильном внедрении – уверенность в безопасности, контроль деятельности компании
Печать и сканирование
1. Печать в организации
Риски
- «Совокупная стоимость владения» печатью не контролируется (дешёвые принтеры – дорогая «расходка»)
- 1 принтер на офис при необходимости оперативно распечатывать (сломался – потери клиентов/денег)
- Некачественная заправка картриджей портит дорогие МФУ
- «Зоопарк» из разной техники усложняет поддержку
- Заканчиваются картриджи – не распечатать документ – потеря времени
Как правильно?
- Проводить периодический контроль расходов на печать – заправка, ремонт/обслуживание МФУ, отслеживать рост
- Закупать максимально похожие МФУ одного бренда
- Запустить процесс управления расходными материалами – минимальный остаток, периодическая проверка ответственным, своевременный заказ
Эффект
- Экономия денег на печати
- Непрерывность работы принтеров и МФУ
2. Сканирование
Риски
- Тратится много времени на сканирование и обработку изображений (при больших объёмах сканирования)
Как правильно?
- Использование сканеров с достаточной производительностью – двусторонний автоподатчик или специализированные модели
Эффект
- Экономия времени сотрудников
Подключаемое оборудование
Используются кассы, терминалы сбора данных, сканеры штрих-кодов
Риски
- Нестабильная работа касс, эквайринга – недополученная прибыль, возможны штрафы
- Обновление 1С, прошивок касс нарушает работу – простои, потеря денег и клиентов
- Простой – забыли поменять фискальный накопитель
Как правильно?
- Надёжная настройка касс
- Обязательное хранение рабочей информации в периметре компании
- Совместная работа системных администраторов, сервисных центров касс и программистов
- Резервирование сервиса оплаты
Эффект
- Нет простоев и потерь денег из-за неверных настроек касс или обновления
Рабочие места
Под рабочими местами подразумеваются рабочие места сотрудников: техника, операционная система, программное обеспечение на рабочем месте
1. Персональные компьютеры в офисе
Риски
- Простои из-за сбоев ПК
- Потеря времени на установку нужного ПО
Как правильно?
- Завести резервные ПК из расчёта 1 на 50 сотрудников, полностью готовые к работе. Рабочую информацию хранить только в сети
- Формируется список стандартного ПО организации, автоматически или по чек-листу устанавливается на каждый компьютер
Эффект
- Экономия времени сотрудников
2. Личная техника сотрудников (в офисе, работа на удалёнке)
Риски
- Личная техника также подвержена сбоям и устранить их для сотрудника на удалёнке в разы сложнее
- Несоблюдение регламентов работы в сети и безопасности
- Несоответствие параметров личной техники/домашней сети минимально необходимым
- Утеря ноутбука с важными рабочими данными или внезапное увольнение без передачи рабочей информации
Как правильно?
- Создание и соблюдение регламента работы с удалёнными сотрудниками
- Договорённости о границах ответственности поддержки компании и удалённого сотрудника, помощь удалённым сотрудникам в решении проблем с техникой
- Обсуждение минимально необходимого набора оборудования на этапе приёма
- Работа на удалёнке, не зависящая от производительности ПК
- Обязательное хранение рабочей информации в периметре компании
- Совместная работа системных администраторов, сервисных центров касс и программистов
- Резервирование сервиса оплаты (через СБП, например)
Эффект
- Экономия времени
- Меньше негативных ситуаций из-за недопонимания вопросов использования техники
Резервное копирование
Самая, на наш взгляд, важная функция ИТ – безусловное сохранение данных бизнеса от частичной или полной потери
Наличие критичных для бизнес-процессы
данных – базы 1С (бухгалтерские, кадровые), CRM, файлы
Риски
- Потеря денег из-за сбоя и вызванного им простоя – бухгалтерской базы в период отчётности, базы CRM и т.п.
- Случайное удаление части или всех данных в любой из систем
- Утрата данных при заражении вирусом-шифровальщиком
- Внесение случайных или намеренных ошибок в системы и невозможность восстановить данные на нужную дату
- Сбой резервного копирования, который будет замечен только в момент сбоя основной системы
Как правильно?
- Делать резервные копии, на отдельное, независимое устройство. Даже из облаков
- Следить за успешностью резервных копий (или получать отчёт о неуспешной). Мы делаем автоматический мониторинг, открывается заявка, если копия не сделалась
- Проверять восстановление из резервной копии, хотя бы иногда
- Делать катастрофоустойчивую копию
- Понять и зафиксировать необходимую глубину хранения копий по разным типам данных или системам
Эффект
- Максимально быстрое восстановление в случае сбоя
- Уверенность в сохранности данных компании при любых негативных сценариях
Сайты и хостинг
Сайт компании важен для основных бизнес-процессов
Риски
- Забыли оплатить, продлить домен, хостинг, сертификат – потеря прибыли из-за недоступности сайта
- Есть интеграции, которые непонятно как работают и которые долго чинятся, когда ломаются или нужно провести обновление
Как правильно?
- Периодическая задача на продление всех нужных сущностей, возникающая за месяц до окончания
- Автоматический мониторинг доступности сайта
- Создание документации по каждой интеграции, наличие контакта подрядчика, готового подключиться к вопросу в случае изменений
Эффект
- Непрерывная работа сайта – нет денежных потерь
- Работают интеграции – приносят доход
Серверы
Сервером является любой компьютер, который используется совместно для реализации бизнес-процесса
1. Данные компании находятся в облаках
Риски
- «Облаков не существует. Это просто чей-то чужой сервер» (утрата доступа – особенно, в случае облаков иностранной юрисдикции, того же Google; или несанкционированный доступ к данным третьих лиц)
- Расходы при масштабировании могут сильно превысить стоимость собственных серверов
Как правильно?
- Осознавать риски и отдавать себе отчёт о том, какие данные хранятся в облаке
- Иметь локальную копию данных максимально допустимой давности. Лучше – создаваемую автоматически.
- При планировании роста – проводить расчёт экономической обоснованности облаков
Эффект
- Бизнес защищён от потери данных
2. Есть свои серверы (обычные ПК)
Экономически – такое решение часто является лучшим.
Риски
- Надёжность такого решения относительно стоимости простоя бизнеса. Вышедший из строя блок питания «остановит» работу не менее, чем на 3 часа
- Физическая безопасность – «системник» может быть просто унесён из офиса, залит кофе или водой
Как правильно?
- Необходимо обеспечить физическую безопасность серверов, минимальную отказоустойчивость (иметь резервный сервер или, хотя бы, запасной блок питания)
Эффект
- Правильное использование даёт экономию и необходимый уровень отказоустойчивости
3. Есть серверная инфраструктура
Риски
- Отсутствие резерва по мощностям на случай выхода из строя части оборудования – простой или торможение в случае сбоя
- Издержки на содержание высоки, а отказоустойчивость низкая (нет резервирования интернета, электропитания, аренда помещения в офисе под серверную также должна учитываться)
Как правильно?
- Рассмотреть вариант размещения серверов в Центре Обработки Данных (ЦОД)
- Планировать бюджет на замену серверов, отработавших больше 7 лет
Эффект
- Непрерывность бизнес-процессов
Сеть
Сюда входит доступ в интернет, локальная сеть и WiFi в офисе, связь отдельных площадок и удалённых сотрудников с главным офисом/серверной
1. Интернет в офисе критичен для бизнеса
Риски
- Сбои интернета и локальной сети решаются долго, что приводит к простоям и потерям денег
- Нет резервного интернета с автоматическим переключением, а простой 5 часов в год приводит к финансовым потерям больше годовой стоимости второго канала
Как правильно?
- Зарезервировать интернет экономически оправданным способом (начиная с «инструкция сотруднику, как раздать интернет на ПК с телефона»)
- Задокументировать и промаркировать локальную сеть в офисе, чтобы быстро устранить сбой
Эффект
- Непрерывность функционирования сети
2. Предоставляется гостевой WiFi для клиентов
Риски
- Несоблюдение требований 97-ФЗ (например, авторизация клиентов гостевого WiFi) может повлечь штрафы до 300 000 ₽
- Гостевая сеть не отделена от рабочей сети – несанкционированный доступ к данным
Как правильно?
- Настроить предоставление гостевого WiFi согласно требованиям закона
- Отделить гостевую сеть от рабочей, сделать гарантированную полосу для рабочего трафика (чтобы гости не «положили» работу просмотром видео)
Эффект
- Качественный WiFi для гостей, не мешающий работе предприятия
3. Связь филиалов и удалённые сотрудники
(в том числе – за границей)
Риски
- Нешифрованные соединения или отсутствие шифрования – утечка данных
- Блокировки различных типов VPN Роскомнадзором – простой филиала/удалённых сотрудников
Как правильно?
- Наличие нескольких безопасных преднастроенных вариантов удалённого доступа/соединения офисов
Эффект
- Бесперебойная работа организации
Телефония
1. Использование облачной телефонии
Риски
- При росте компании или большом количестве используемых функций облако может стоить сильно дороже своего сервера
- Сбой единственного провайдера телефонии – прекращение потока клиентов
Как правильно?
- Задуматься о резервировании телефонии
- Посчитать экономическую целесообразность перехода в облако
Эффект
- Понимание экономической обоснованности использования облачной телефонии
2. Своя АТС
Риски
- Если используется аналоговая АТС – в случае сбоя уже трудно найти специалистов / запчасти
- Аналоговая телефония обычно дороже, чем IP
- Не каждую АТС можно интегрировать с нужным сторонним сервисом – риск недополученной прибыли
- Сбой своей АТС может очень долго ликвидироваться
- В случае взлома корпоративной IP-АТС – расход баланса «в ноль»
Как правильно?
- Сформировать требования к телефонии с учётом доступности и времени устранения сбоя
- Иметь оперативный резервный вариант использования телефонии (переадресация на мобильный сотруднику)
- Защита IP-АТС на уровне сети и внутренних настроек, установка ограничений на стороне провайдера и АТС
Эффект
- Непрерывность телефонной связи и потока клиентов
3. Интеграции телефонии с CRM
Риски
- Отсутствие поддержки работы интеграции приведёт к неработоспособности телефонии. В CRM рано или поздно нужно будет что-то изменить
Как правильно?
- Иметь договор поддержки интеграции, документацию о её настройке
Эффект
- Непрерывность работы функционала телефонии
4. Корпоративная мобильная связь
Риски
- Неконтролируемые расходы на связь, отсутствие лимитов и ограничений на звонки (запрет международных вызовов)
Как правильно?
- Установка ограничений на определённые типы вызовов и лимитов на расходы
Эффект
- Экономия денег, плановые оправданные расходы на корпоративную связь
Файловое хранение
Это про критичную для бизнеса информацию, хранимая в отдельных файлах, вне зависимости от места хранения
1. Хранение в облаке
Риски
- Если это личные аккаунты, привязанные к личным телефонам – у компании, по сути, нет контроля над этими данными. Риск утраты доступа
- Утрата доступа (по разным причинам) – утрата данных
- На части облаков удаление либо безвозвратное, либо время восстановления мало
- Трудно разграничить доступ (как правило, это платный функционал) – риск несанкционированного доступа сотрудников/третьих лиц
Как правильно?
- Для небольшой компании использование бесплатного облака экономически оправдано, но следует управлять рисками
- Есть техническое решение – персональное облако, когда сервер с необходимым функционалом (хранения документов, онлайн-редактирования и клиента на ПК/смартфон с синхронизацией документов) – принадлежит компании
Эффект
- Контроль над данными
2. Хранение на компьютерах
Риски
- В случае выхода из строя компьютера – пропадает доступ к данным, в худшем случае – данные будут безвозвратно утрачены
- Компьютеры приходится держать включенными 24х7 при общей работе с данными/необходимости удалённого доступа, а это приводит к ускоренному износу и расходам на электричество. Доступ, как правило, организуется через Anydesk или аналогичное ПО, что является небезопасным
Как правильно?
- Организовать централизованное хранение данных с резервным копированием
- Если нельзя исключить хранение данных на ПК – организовать безопасный доступ
Эффект
- Предотвращение утечек данных, высокая доступность данных
3. Хранение на собственном сервере
Риски
- Если не управлять структурой – сервер может превратиться в «файлопомойку», где ничего не найти, а также разрастись до неуправляемого размера. При сбое – невозможно будет восстановить нужные в первую очередь данные
- В коллективе 30+ сотрудников все имеют доступ ко всей информации – случайные удаления (и долгое восстановление) или несанкционированный доступ
- Не отследить изменения при работе с общими документами
Как правильно?
- Разделение информации на оперативную и архивную
- Разграничение доступа
- Включение версионирования документов
Эффект
- Надёжное, защищённое и удобное хранение файлов с быстрым доступом
Электронная почта
1. Личные ящики сотрудников, почта бесплатного почтового сервиса без своего домена
Риски
- Основной почтовый ящик зарегистрирован на сотрудника. Может быть взломан, «угнан» сотрудником при увольнении. Если на этот ящик завязаны пароли от аккаунтов других личных кабинетов, участвующих в бизнес-процессах – утрата доступа будет чувствительной
- Несанкционированный доступ уволившихся сотрудников (если не менялся пароль)
Как правильно?
- Привязать такой почтовый ящик к подконтрольному компании телефону
- Регулярно менять пароли общих почт
Эффект
- Конфиденциальность информации компании
2. Свой почтовый домен на облачных сервисах
Риски
- Повышенные расходы при большом количестве ящиков
- Доступ третьих лиц к информации
Как правильно?
- Периодически проводить анализ экономической целесообразности использования облачных почт
Эффект
- Понимание экономической обоснованности использования облачной почты
3. Свой почтовый сервер
Риски
- Сбой «своего» почтового сервера может привести к остановке бизнес-процессов, особенно в критичный период
- Неконтролируемое разрастание размера почтовых данных
- Ограничения на размер писем, временные затраты на передачу больших файлов или передача по небезопасным каналам
- Проникающие к пользователям спам и фишинг
- Неверная настройка приводит к недоставке писем контрагентам
Как правильно?
- Организация отказоустойчивой почты (несколько серверов)
- Политика удаления старых писем
- Организация архивных ящиков с «вечным хранением» писем – отдельных от рабочей почты
Эффект
- Оптимизация затрат при максимальном использовании функционала электронной почты
Краткий вывод — где бизнес теряет деньги уже сегодня
- Деньги уходят молчаПростои серверов, хаос с доступами, «зоопарк» из разной техники и необновлённые базы 1С срезают прибыль, даже если об этом не говорят отчёты
- Штрафы и репутационные удары накапливаютсяНесдача отчётности вовремя, утечка персональных данных или отсутствие гостевого Wi-Fi по 97-ФЗ — всё это прямые или косвенные санкции
- Сотрудники тратят часы впустуюМедленная 1С, нестабильная сеть, ручные операции в Excel и поиски «правильного» файла тормозят бизнес-процессы
- Клиентский опыт ломается в деталяхНет записи видеовстреч, телефонная очередь зависла, сайт недоступен — клиент разворачивается к конкуренту
Главный вывод
Если IT-инфраструктура не управляется системно, компания ежедневно теряет деньги, доверие клиентов и время сотрудников — даже не замечая этого
Что делать дальше? Бесплатный комплексный аудит IT-инфраструктуры от iHelpIT
60 секунд
60 секунд
Оставьте заявку на сайте или напишите в Telegram @ihelpit
В этот же день
В этот же день
Инженер свяжется, уточнит детали и назначит удобное время проверки.
Через 72 часа
Через 72 часа
Вы получите PDF-отчёт: карта рисков, приоритеты устранения, приблизительный бюджет и сроки
Что вы выигрываете уже на этапе отчёта
Понимание
Чёткое понимание, где бизнес «подтекает» и сколько это стоит.
План действий
План действий на ближайшие кварталы, чтобы превратить IT из расхода в конкурентное преимущество.
Рекомендации
Возможность внедрить рекомендации самостоятельно или передать всё нам на аутсорсе
Защитите деньги, данные и репутацию — закажите аудит прямо сейчас!
Отвечаем быстро